高校仪器设备建账报账一站式管理系统的构建与实践

高校仪器设备建账报账一站式管理系统的构建与实践

仪器设备台账建报网上一体化业务处理模式探索与实践

尹朝阳 刘张凡子 杨文君 陈凯 苏国庆

中南大学资产与实验室管理办公室

湖南长沙

关于作者

尹朝阳，硕士，助理研究员，资产与实验室管理办公室副主任。

刘章范子，硕士，助理研究员。

杨文军，硕士，助理研究员。

陈凯，本科，工程师。

苏国庆，本科学历，高级工程师。

本文目录结构

概括

在高校科研管理“放管服”改革背景下，完善和构建信息互通、数据共享、操作便捷的高校仪器设备台账设立与申报一站式管理系统是高校重要的研究课题。从高校仪器设备管理现状来看，仪器设备台账设立是资产核算和财务报告的必经环节，存在“来回奔波”、排队拥堵等问题，存在“台账设立繁杂”的问题。通过分析仪器设备台账设立繁杂的原因，提出构建仪器设备台账设立与申报在线一体化业务处理模式，以期为高校仪器设备管理提供参考。

关键词

仪器设备管理；资产核算；报销；信息化建设

“报销繁”问题在高校科研经费管理中凸显并受到重视[1]。2018年，双方联合发布《关于开展解决科研经费“报销繁”问题工作的通知》，提出把解决“报销繁”问题作为深入贯彻落实科技领域“放管服”改革的重要举措。仪器设备核算是资产管理的必要内容，是财务报销的必要凭证。但从目前高校仪器设备管理现状看，在仪器设备台账建立过程中，经常出现“跑来跑去”、“排队建账”等严重耗费教师精力的“建账繁”现象[2]。切实解决仪器设备“建账难”问题是有效落实“放管服”、有效解决“报销难”问题的重要内容。

笔者通过基层调研，分析了仪器设备“建账繁”的主要原因，以问题为导向，构建并实现了仪器设备在线建账填报一体化业务处理模型，有效解决了仪器设备“建账繁”的问题。

1.仪器设备建账复杂的原因分析

1.1 开户工作量和压力大幅增加

随着国家不断加大对教育的投入，各高校仪器设备种类、数量、贵重仪器设备占比大幅增加。2019年至2021年，我校平均每年新增仪器设备17679台，价值3.82亿元；按每年约200个工作日计算，平均每个工作日入账约89台仪器设备（见表1）。部分二级单位或教师因财政预算执行进度原因，经常出现资金仓促使用的情况，在年度财政预算执行进度考核节点，入账仪器设备数量往往成倍增加，造成账务审计“拥堵”。近年来，大型仪器设备及其公共服务平台等重大建设项目大幅增加，账务业务审计更加复杂；新《政府会计制度》的实施也对仪器设备资产管理提出了更高的要求，进一步加大了台账建账的压力[3]。

表1 2019年至2021年新增仪器设备统计

1.2 会计工作流程不完善

首先，现有的用户注册、审核两级账号管理模式已不能适应新形势的要求。过去新增仪器设备数量较少时，这种扁平化的管理模式便于“面对面”为教师提供账号服务。但随着账号数量的大幅增加，账号注册的要求也随之提高，部分教师对账号业务不熟悉，大量精力花在直接向教师讲解账号业务、审核纠错上，影响了账号建账效率。教师经常因理解不准确、操作不到位、账号信息填写不全不准确等原因需要返工重做，因“跑来跑去”甚至“跑多次”而感到不满，造成“两头堵”现象。主要原因是仪器设备账号注册要求高，两级管理模式下，人力配置不足以满足全校教师的账号审核需求。也就是说，两级管理模式已经不能适应新的发展需要，需要优化流程、简化手续、加强分级管理，提高账户效率[4]。

二是签字盖章流程繁琐[5-6]。由于仪器设备台账的设立与财务会计分属不同部门管理，需要设立台账登记文件作为财务会计的凭证；而台账登记文件设立需要经本单位负责人、使用单位、二级单位资产管理人签字认可，同时需要加盖“设立卡”章，表明已经登记入库，才可以作为财务会计的凭证。有老师反映，有时需要跑多趟才能签字盖章，费力不已。

三是部分教师资产管理意识淡薄。有的教师更多关注仪器设备的购置和使用，认为资产台账管理不太重要、流程繁琐，因此投入精力较少，对资产台账设立流程和登记要求不熟悉；有的教师把资产登记工作留给学生去做，但学生缺乏资产管理概念，流动性大。这些都需要教师投入大量精力给教师或学生做咨询、指导，提高台账设立效率。

1.3 信息化建设滞后

首先，资产系统的仪器设备管理模块不能完全满足线上业务办理的需求。例如，上传图片没有自动压缩功能，发票、合同等会计、审计信息因服务器空间不足无法上传。由于会计登记单据需要盖章，登记单据和资产标签需要在指定审计地点离线打印，给师生带来很大不便。

二是设备、台账登记与财务系统信息化管理脱节，各部门根据自身实际情况自主开发或引入各类应用系统，导致部门间应用系统无法实现数据共享和流通。

2仪器设备台账建报在线一体化业务处理模式构建与实施

为适应会计核算工作量大幅度增加和更高要求的形势，针对仪器设备“建账繁”问题产生的原因，确定了建账报销“最多跑一次”的业务办理目标，系统梳理优化了现行建账报销管理流程，以信息化为重要手段，建立了仪器设备建账报销线上一体化业务办理模型，如图1所示。

图1 仪器设备台账建报在线一体化业务处理模式

2.1 建立三级账户管理模式

将审核权限下放，增加二级单位资产管理员审核环节，实行教师登记、二级单位资产管理员初审、终审三级管理制度，明确各级职责权限。三级管理模式是在学校、学院两级管理机制的基础上，改变以往直接面向全校教师的账务管理方式，而是主要面向二级单位，由二级单位资产管理员直接对本单位教师进行指导和审核。账务管理针对性更强，账务登记信息准确性和工作效率更高。

2.2 打造线上全流程业务办理体系

一是改造升级资产系统仪器设备管理模块，按三级管理权限优化构建登记、审核网上办理流程；增加图片、文件等上传功能，提供网上审核凭证。

二是打破资产系统与财务系统之间的信息壁垒。会同计划财务部建立资产系统与会计系统之间的中间数据库，仪器设备台账登记“网上审核”通过后，即可将台账数据推送至中间数据库。教师进入财务系统后，可选择“资产报销”，从中间数据库提取台账信息，进入报销流程，从而完成仪器设备台账登记网上一体化业务流程。

三是资产标签自助打印。资产标签是仪器设备等固定资产登记、使用、盘点的必备标签。为改变以往需要到指定审核地点进行离线打印的方式，专门定制了与资产系统数据库连接的自助标签打印机；各二级单位也可自行购买标签打印机进行打印（学校统一提供专用标签打印纸），大大方便了师生报销。

2.3 删除并优化签字盖章流程

繁琐的签字盖章流程是导致师生“多次跑腿”、制约全流程线上业务办理的重要因素。针对线下“购置审核”印章与线上审核重复、二级单位双审核、资产系统与财务系统需对接、资产账目与财务账目需一致等原因，经协商按照计划财务处规定取消了网上招标“仪器购置表”、票据、发票登记等需要盖章的环节，全年减少师生约1万份文书使用印章及相应的“跑腿”环节，解除了线上业务办理的掣肘。

2.4加强用户操作培训

建立培训指导机制，提高二级单位资产管理人员、教师、学生助理人员的资产管理意识和业务处理熟练程度，对提高工作效率将起到事半功倍的效果。制定出台《仪器设备台帐管理实施细则》《仪器设备网上台帐及报销流程》，明确台账登记要求、审核流程；分批制定实施面向基层的培训指导计划，加强对资产管理人员、教师、学生近距离操作培训，促进上下级之间工作高效顺畅。

3 结论

仪器设备的登记、审核、入库是仪器设备全生命周期管理的关键环节，过去可以为仪器设备的采购、验收提供信息反馈，将来可以为仪器设备的使用管理、数据统计、财务核算提供基础数据。做好仪器设备台账管理，提高台账建账质量和效率，是服务师生、促进学校教学科研发展的重要基础。信息技术是推动仪器设备精准化、精细化管理的重要手段。我校优化管理流程，打破信息壁垒，构建并实施台账建账在线一体化业务处理模式，有效解决了仪器设备“台账繁”的问题。但仪器设备全生命周期信息化管理仍需充分利用现代信息技术继续向纵深推进。

参考

[1]吴飞.“放管服”背景下高校科研经费报销难问题研究[J].经济学人，2022(3):72-73,75。

[2]王俊,周泉.高校仪器设备管理制度中设备核算改革新探索[J].成都中医药大学学报(教育科学版),2018,20(2):33-35.

[3]董云志,黄刚,刘振海.政府会计制度下高校设备管理对策研究[J].实验技术与管理,2019,36(12):286-289.

[4]杨文文,林丹峰,谢胜华. 高校科研经费“报销复杂化”的思考——基于S大学的调查研究[J]. 税务,2019,13(17):165-166.

[5]赵学礼.“互联网+”视域下高校科研经费报销新体制重构——基于上海H大学的实证调查[J].投资与创业，2021,32(13):50-52。

[6]王琪,王诗慧,张娟娟.“放管服”下高校财务网上审批模式研究[J].会计之友,2020(21):131-136。

资助项目：中南大学2021年度实验室建设与管理研究项目《实验室设备全生命周期管理体系优化构建与实践》（编号：）。