高校仪器设备管理信息化:提高效率、遏制浪费、共享资源的关键

2024-08-10 08:09:25发布    浏览70次    信息编号:82048

友情提醒:凡是以各种理由向你收取费用,均有骗子嫌疑,请提高警惕,不要轻易支付。

高校仪器设备管理信息化:提高效率、遏制浪费、共享资源的关键

概括

高校仪器设备管理信息化,有效利用了闲置的仪器设备,及时修复损坏的仪器设备,有效遏制了仪器设备重复采购现象,明显提高了高校仪器设备的管理质量和工作人员的工作效率。信息化为高校仪器设备管理模式的转变提供了技术支撑,给高校仪器设备管理带来了便利。高校仪器设备实现了信息资源共享,简化了管理程序,提高了资源利用效率。

关键词

信息化;仪器设备;管理模式

随着国家对教育投入的加大,高校仪器设备的种类和数量日益增多,其价值也越来越高。在管理方面,存在着重复采购、利用率低甚至闲置、不能及时维护、管理人员缺乏等问题。这些问题在高校中普遍存在,国家也十分重视。当今社会是信息社会,以往高校仪器设备的手工登记管理模式已经不适合登记数量庞大、复杂多样的仪器设备,手工登记逐渐被信息化的电子登记所取代,高校仪器设备的管理也走上了信息化的道路。

高校设备信息化前期管理存在的问题

1. 信息高度不对称

由于信息不对称,各学院的仪器设备管理人员对其他学院的仪器设备了解不多,只有高校的高级设备管理人员对仪器设备的种类和数量有所了解,即使了解,也不够全面。因此,当用户需要使用时,只能申请采购,而不能与其他学院共享。他们不知道哪些学院有这种类型的仪器设备,也不知道仪器设备存放在哪里,但会花费大量的时间在仪器设备的使用上进行协调和沟通,影响进度。因此,各学院都希望申请采购自己需要的仪器设备,以方便自己使用。在这种信息不对称的情况下,同样的仪器设备就会被重复采购,造成社会资源的浪费。

2. 年度盘点困难

高校仪器设备种类繁多、数量众多,不同的仪器设备存放在不同的地方,有的仪器设备经常因部门使用而移动,有的仪器设备甚至被带出校外使用,增加了仪器设备年度盘点的难度。由于仪器设备数量多、存放地点多、存放位置不稳定,年度盘点工作难度大、耗时长。单一的人工盘点一方面会增加盘点的差错率,另一方面会使盘点人员产生畏难情绪,降低年度盘点工作的质量。人工登记整理出的盘点单在实际盘点时经常出现账实不符的情况。随着盘点工作的进展,以前盘点过的设备存放地点因使用而移动,造成“一物多盘”,造成盘点错误,使得每次盘点数量都不一样,进一步增加了盘点的难度。

3. 报废程序复杂

高校实验室中自然报废的仪器设备较多,这些设备大多不是人为损坏,而是已经到了使用寿命,有些设备由于报废手续繁琐、签字流程复杂、需要重新估价等原因,在年度盘点中出现账实不符的情况。废弃的仪器设备不仅占用资金,还占用空间,没有地方放置新购置的仪器设备。

4 闲置成本高

大量的仪器设备需要管理,但高校岗位数量有限,很难有专人管理,很多都是兼职管理,导致很多仪器设备长期闲置。长期闲置的设备未能实现应有的价值,造成设备老化,消耗其使用价值。而对外出租时,缺乏必要的资料,手续繁琐,租赁造成的损坏还要负责,使得管理人员不愿意对外出租。闲置的仪器设备造成学校资源的浪费,增加成本,不利于资源的合理利用。专业仪器设备需要定期维护,如果人工设定维护时间,很难控制,因为有时设备使用频繁,需要经常维护,有时设备使用较少,时间长了再维护。在设备种类多、使用频率不确定的情况下,很难进行统一的考核,常常因不能及时修复而造成设备闲置。

5. 管理者不够关注

高校仪器设备的经费来源多为财政拨款,高校普遍存在重采购轻管理的现象。表现在对仪器设备的资产过程管理不够重视,仪器设备登记备案后,不关心这些仪器设备放置使用情况、使用率如何、环境条件是否符合标准等;对仪器设备管理人员重视不够,管理人员大多为兼职人员,没有接受过专业、系统的设备管理培训。高校仪器设备绩效考核机制普遍不完善,多数每年仅进行一次资产盘点,由于缺乏对仪器设备使用情况的详细记录,对仪器设备的闲置、损坏、丢失等情况一般没有处罚措施,对利用率高、使用效益好的设备管理人员缺乏激励。

高校设备信息化管理后的情况

1 信息资源共享

资产管理信息系统的使用,可以随时获得高校设备的信息,包括这些设备目前在哪里,是否有人在用,如何向谁申请,借用这些设备需要多长时间等。共享信息资源可以有效利用设备,长期闲置的设备可以出租出去,为高校创造收入,大大提高设备设备的利用率,避免重复采购等不必要的资源浪费。RFID技术的应用,让用户通过扫描条码就可以了解设备的具体情况,设备的管理者也可以根据条码定位设备的位置,解决了管理人员更换带来的信息断层。新的管理人员只需要很短的时间,就可以通过资产管理信息系统了解设备的整体情况。当设备和服务器终端接入网络后,就可以很快掌握设备的使用情况和频率,尽快修复设备损坏。

2.简化年度盘点工作

RFID技术的推广应用,使得每台仪器设备在资产管理信息系统中都有了唯一的编码,避免了资产盘点时的重复盘点。管理人员通过查询资产管理信息系统,可以查询到仪器设备的购买时间、折旧年限、使用时间、当前所在位置等与仪器设备相关的信息。在每年的盘点时,通过条码扫描器对相关仪器设备进行扫描,避免了盘点时的重复盘点。仪器设备管理人员在盘点时,不再需要将实物与清单上记载的记录进行比对,通过条码扫描器对实物进行扫描,将实物信息传输到仪器设备管理信息系统中,与管理信息系统的记录进行核对,就很容易判断库存盈亏情况,节省了时间和人力成本,使管理人员有时间对仪器设备进行绩效管理,提高仪器设备的使用效率。

3. 简化报废程序

随着信息化的发展,App手机功能应用到仪器设备管理中,管理人员可以随时随地查看仪器设备的使用情况和状态,仪器设备的管理也可通过手机App完成,随时随地可以审核、审批核算资产、调拨、报废申请,随时随地办公。对于符合报废条件的仪器设备,可以通过上传照片进行验证,并逐步在线完成审批。对于不符合报废条件的仪器设备,也可以通过上传照片判断其是否具有使用价值,如不具有使用价值,则可批准进行损毁处置。对于批准报废、损毁的仪器设备,可通过网络竞价的方式推送其信息并进行处置,中标回收公司可根据仪器设备所在地进行回收。信息化的设备管理模式大大简化了报废手续,提高了管理人员的工作效率。

4.推动仪器设备共享

使用资产管理信息系统,可以实时了解仪器设备的使用状况和使用安排,闲置仪器设备信息一目了然。通过信息共享平台,可以将闲置仪器设备信息在校内或校外公开,特别是大型仪器设备限制较多,可以将大型仪器设备的图片、功能说明以及使用、试用流程等放在信息共享平台上,需要使用的人可以通过信息共享平台预约,既避免了重复购买,又提高了仪器设备的使用率。仪器设备共享的收益可以用于仪器设备的维护,对于财政拨款较少的高校,可以通过共享收益增加对仪器设备的投入,促进仪器设备的有效使用和良性循环。

5.对管理者的要求更高

信息化管理模式简化和方便了管理人员的工作,因而对管理人员的要求更高,管理人员的素质水平也需要相应提高。管理人员必须具备计算机知识,熟练使用资产管理信息系统,还必须了解学校管理理念,掌握资产管理知识和方法,运用现代化的管理手段加强资产管理。资产管理信息系统代替管理人员完成仪器设备的日常管理工作。管理人员从日常的重复性操作中解脱出来后,必须考虑如何让仪器设备发挥更大的作用,对仪​​器设备进行绩效管理,设计绩效考核指标体系,完善绩效管理机制,提高仪器设备使用性能。

高校仪器设备信息化管理展望

1. 从纸质到无纸化的逐步过渡

信息化管理的普及虽然减少了纸张的使用,提高了管理效率,但是由于归档的需要,纸质资料还未退出历史舞台,必须将纸质资料录入计算机系统,重复已经走过的流程,同时增加了管理人员的工作量,大大降低了信息化给高校设备管理带来的便利。一步到位的信息化彻底改变了仪器设备管理的方式,不仅管理人员不能适应,设备使用人员也难以接受。因此,引入信息化管理需要循序渐进,通过管理机制的完善和信息技术的进步,有序地从有纸化走向无纸化。

2 高校设备管理双用户模式

高校仪器设备校内、校外使用采用双用户登录模式,校内用户使用校园卡登录,明确责任,跟踪数据,分析仪器设备使用情况;校外仪器设备用户采用校外单位用户模式,以承租人身份登录,明确设备使用责任。信息系统在统计时分别计算校外和校内使用时长,校内使用时长以校内标准判断,校外使用时长以经济效益比原则判断,并按计时工资原则衡量仪器设备给高校带来的附加效益。

3.建立高校设备管理联盟

由于地域限制,仪器设备跨空间共享存在一定困难,但可以建立以城市为中心的高校仪器设备管理联盟,建设高校仪器设备管理信息平台,同城高校之间形成仪器设备管理联盟,将仪器设备的相关信息传输到共享信息管理联盟平台,实现仪器设备资源共享,减少仪器设备闲置,避免资源浪费。多个相关高校可以联合采购价值相对较高的仪器设备,实现共享使用和管理,提高仪器设备质量和利用率,通过联合使用引进单所高校无力采购的仪器设备,从而更好地促进教学和科研。

结论

信息化给高校仪器设备管理带来了便利。在信息化管理中,高校仪器设备实现了信息资源共享,提高了使用效率,解决了仪器设备管理中帐实不符的问题,使该报废的仪器设备及时报废,该维修的仪器设备及时维修,闲置的仪器设备实现共享。无纸化办公,节省了纸张资源,为环保事业的发展做出了贡献。RFID技术的引入,减轻了每年盘点工作的负担。双用户登录模式,使仪器设备的使用信息更加清晰,责任划分更加明确。高校仪器设备管理联盟的成立,促进了资源共享,也促进了学术交流,有利于社会科技的创新与进步。信息化使高校仪器设备管理的质量和效率越来越高。

参考

[1]朱霞,蒋庆乾.信息化背景下高校大型实验设备性能评估研究[J].中国市场,2019(27):101-102。

[2]赵庆双,高云峰,窦颖,等.加强高校仪器设备管理确保国有资产安全完整[J].实验技术与管理,2017,34(1):260-262,276.

[3]朱霞,李杰群.地方高校科研仪器设备开放共享问题及对策[J].实验室研究与探索,2019(5):279-281。

[4] 史艳琴,杨金涛,姜美燕,等. 高校实验室自动化、信息化与开放式管理系统研究与实践[J]. 实验室研究与探索, 2017, 36(9): 236-239.

[5]朱霞,王锋.地方高校科研设备共享平台建设中的问题及对策[J].时代财经,2018(10):278-279。

作者简介:朱霞,管理学硕士,高级会计师。桂林电子科技大学商学院;桂林电子科技大学信息技术学院。曹宜宣,硕士研究生。桂林电子科技大学商学院。

原文刊登于《中国现代教育装备》杂志2021年第5期。

提醒:请联系我时一定说明是从奢侈品修复培训上看到的!