高校仪器设备管理信息化：提高效率、遏制浪费、共享资源的关键

高校仪器设备管理信息化：提高效率、遏制浪费、共享资源的关键

概括

高校仪器设备管理信息化，有效利用了闲置的仪器设备，及时修复损坏的仪器设备，有效遏制了仪器设备重复采购现象，明显提高了高校仪器设备的管理质量和工作人员的工作效率。信息化为高校仪器设备管理模式的转变提供了技术支撑，给高校仪器设备管理带来了便利。高校仪器设备实现了信息资源共享，简化了管理程序，提高了资源利用效率。

关键词

信息化；仪器设备；管理模式

随着国家对教育投入的加大，高校仪器设备的种类和数量日益增多，其价值也越来越高。在管理方面，存在着重复采购、利用率低甚至闲置、不能及时维护、管理人员缺乏等问题。这些问题在高校中普遍存在，国家也十分重视。当今社会是信息社会，以往高校仪器设备的手工登记管理模式已经不适合登记数量庞大、复杂多样的仪器设备，手工登记逐渐被信息化的电子登记所取代，高校仪器设备的管理也走上了信息化的道路。

一

高校设备信息化前期管理存在的问题

1. 信息高度不对称

由于信息不对称，各学院的仪器设备管理人员对其他学院的仪器设备了解不多，只有高校的高级设备管理人员对仪器设备的种类和数量有所了解，即使了解，也不够全面。因此，当用户需要使用时，只能申请采购，而不能与其他学院共享。他们不知道哪些学院有这种类型的仪器设备，也不知道仪器设备存放在哪里，但会花费大量的时间在仪器设备的使用上进行协调和沟通，影响进度。因此，各学院都希望申请采购自己需要的仪器设备，以方便自己使用。在这种信息不对称的情况下，同样的仪器设备就会被重复采购，造成社会资源的浪费。

2. 年度盘点困难

高校仪器设备种类繁多、数量众多，不同的仪器设备存放在不同的地方，有的仪器设备经常因部门使用而移动，有的仪器设备甚至被带出校外使用，增加了仪器设备年度盘点的难度。由于仪器设备数量多、存放地点多、存放位置不稳定，年度盘点工作难度大、耗时长。单一的人工盘点一方面会增加盘点的差错率，另一方面会使盘点人员产生畏难情绪，降低年度盘点工作的质量。人工登记整理出的盘点单在实际盘点时经常出现账实不符的情况。随着盘点工作的进展，以前盘点过的设备存放地点因使用而移动，造成“一物多盘”，造成盘点错误，使得每次盘点数量都不一样，进一步增加了盘点的难度。

3. 报废程序复杂

高校实验室中自然报废的仪器设备较多，这些设备大多不是人为损坏，而是已经到了使用寿命，有些设备由于报废手续繁琐、签字流程复杂、需要重新估价等原因，在年度盘点中出现账实不符的情况。废弃的仪器设备不仅占用资金，还占用空间，没有地方放置新购置的仪器设备。

4 闲置成本高

大量的仪器设备需要管理，但高校岗位数量有限，很难有专人管理，很多都是兼职管理，导致很多仪器设备长期闲置。长期闲置的设备未能实现应有的价值，造成设备老化，消耗其使用价值。而对外出租时，缺乏必要的资料，手续繁琐，租赁造成的损坏还要负责，使得管理人员不愿意对外出租。闲置的仪器设备造成学校资源的浪费，增加成本，不利于资源的合理利用。专业仪器设备需要定期维护，如果人工设定维护时间，很难控制，因为有时设备使用频繁，需要经常维护，有时设备使用较少，时间长了再维护。在设备种类多、使用频率不确定的情况下，很难进行统一的考核，常常因不能及时修复而造成设备闲置。

5. 管理者不够关注

高校仪器设备的经费来源多为财政拨款，高校普遍存在重采购轻管理的现象。表现在对仪器设备的资产过程管理不够重视，仪器设备登记备案后，不关心这些仪器设备放置使用情况、使用率如何、环境条件是否符合标准等；对仪器设备管理人员重视不够，管理人员大多为兼职人员，没有接受过专业、系统的设备管理培训。高校仪器设备绩效考核机制普遍不完善，多数每年仅进行一次资产盘点，由于缺乏对仪器设备使用情况的详细记录，对仪器设备的闲置、损坏、丢失等情况一般没有处罚措施，对利用率高、使用效益好的设备管理人员缺乏激励。

二

高校设备信息化管理后的情况

1 信息资源共享

资产管理信息系统的使用，可以随时获得高校设备的信息，包括这些设备目前在哪里，是否有人在用，如何向谁申请，借用这些设备需要多长时间等。共享信息资源可以有效利用设备，长期闲置的设备可以出租出去，为高校创造收入，大大提高设备设备的利用率，避免重复采购等不必要的资源浪费。RFID技术的应用，让用户通过扫描条码就可以了解设备的具体情况，设备的管理者也可以根据条码定位设备的位置，解决了管理人员更换带来的信息断层。新的管理人员只需要很短的时间，就可以通过资产管理信息系统了解设备的整体情况。当设备和服务器终端接入网络后，就可以很快掌握设备的使用情况和频率，尽快修复设备损坏。

2.简化年度盘点工作

RFID技术的推广应用，使得每台仪器设备在资产管理信息系统中都有了唯一的编码，避免了资产盘点时的重复盘点。管理人员通过查询资产管理信息系统，可以查询到仪器设备的购买时间、折旧年限、使用时间、当前所在位置等与仪器设备相关的信息。在每年的盘点时，通过条码扫描器对相关仪器设备进行扫描，避免了盘点时的重复盘点。仪器设备管理人员在盘点时，不再需要将实物与清单上记载的记录进行比对，通过条码扫描器对实物进行扫描，将实物信息传输到仪器设备管理信息系统中，与管理信息系统的记录进行核对，就很容易判断库存盈亏情况，节省了时间和人力成本，使管理人员有时间对仪器设备进行绩效管理，提高仪器设备的使用效率。

3. 简化报废程序

随着信息化的发展，App手机功能应用到仪器设备管理中，管理人员可以随时随地查看仪器设备的使用情况和状态，仪器设备的管理也可通过手机App完成，随时随地可以审核、审批核算资产、调拨、报废申请，随时随地办公。对于符合报废条件的仪器设备，可以通过上传照片进行验证，并逐步在线完成审批。对于不符合报废条件的仪器设备，也可以通过上传照片判断其是否具有使用价值，如不具有使用价值，则可批准进行损毁处置。对于批准报废、损毁的仪器设备，可通过网络竞价的方式推送其信息并进行处置，中标回收公司可根据仪器设备所在地进行回收。信息化的设备管理模式大大简化了报废手续，提高了管理人员的工作效率。

4.推动仪器设备共享

使用资产管理信息系统，可以实时了解仪器设备的使用状况和使用安排，闲置仪器设备信息一目了然。通过信息共享平台，可以将闲置仪器设备信息在校内或校外公开，特别是大型仪器设备限制较多，可以将大型仪器设备的图片、功能说明以及使用、试用流程等放在信息共享平台上，需要使用的人可以通过信息共享平台预约，既避免了重复购买，又提高了仪器设备的使用率。仪器设备共享的收益可以用于仪器设备的维护，对于财政拨款较少的高校，可以通过共享收益增加对仪器设备的投入，促进仪器设备的有效使用和良性循环。

5.对管理者的要求更高

信息化管理模式简化和方便了管理人员的工作，因而对管理人员的要求更高，管理人员的素质水平也需要相应提高。管理人员必须具备计算机知识，熟练使用资产管理信息系统，还必须了解学校管理理念，掌握资产管理知识和方法，运用现代化的管理手段加强资产管理。资产管理信息系统代替管理人员完成仪器设备的日常管理工作。管理人员从日常的重复性操作中解脱出来后，必须考虑如何让仪器设备发挥更大的作用，对仪​​器设备进行绩效管理，设计绩效考核指标体系，完善绩效管理机制，提高仪器设备使用性能。

三

高校仪器设备信息化管理展望

1. 从纸质到无纸化的逐步过渡

信息化管理的普及虽然减少了纸张的使用，提高了管理效率，但是由于归档的需要，纸质资料还未退出历史舞台，必须将纸质资料录入计算机系统，重复已经走过的流程，同时增加了管理人员的工作量，大大降低了信息化给高校设备管理带来的便利。一步到位的信息化彻底改变了仪器设备管理的方式，不仅管理人员不能适应，设备使用人员也难以接受。因此，引入信息化管理需要循序渐进，通过管理机制的完善和信息技术的进步，有序地从有纸化走向无纸化。

2 高校设备管理双用户模式

高校仪器设备校内、校外使用采用双用户登录模式，校内用户使用校园卡登录，明确责任，跟踪数据，分析仪器设备使用情况；校外仪器设备用户采用校外单位用户模式，以承租人身份登录，明确设备使用责任。信息系统在统计时分别计算校外和校内使用时长，校内使用时长以校内标准判断，校外使用时长以经济效益比原则判断，并按计时工资原则衡量仪器设备给高校带来的附加效益。

3.建立高校设备管理联盟

由于地域限制，仪器设备跨空间共享存在一定困难，但可以建立以城市为中心的高校仪器设备管理联盟，建设高校仪器设备管理信息平台，同城高校之间形成仪器设备管理联盟，将仪器设备的相关信息传输到共享信息管理联盟平台，实现仪器设备资源共享，减少仪器设备闲置，避免资源浪费。多个相关高校可以联合采购价值相对较高的仪器设备，实现共享使用和管理，提高仪器设备质量和利用率，通过联合使用引进单所高校无力采购的仪器设备，从而更好地促进教学和科研。

四

结论

信息化给高校仪器设备管理带来了便利。在信息化管理中，高校仪器设备实现了信息资源共享，提高了使用效率，解决了仪器设备管理中帐实不符的问题，使该报废的仪器设备及时报废，该维修的仪器设备及时维修，闲置的仪器设备实现共享。无纸化办公，节省了纸张资源，为环保事业的发展做出了贡献。RFID技术的引入，减轻了每年盘点工作的负担。双用户登录模式，使仪器设备的使用信息更加清晰，责任划分更加明确。高校仪器设备管理联盟的成立，促进了资源共享，也促进了学术交流，有利于社会科技的创新与进步。信息化使高校仪器设备管理的质量和效率越来越高。

参考

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[5]朱霞,王锋.地方高校科研设备共享平台建设中的问题及对策[J].时代财经,2018(10):278-279。

作者简介：朱霞，管理学硕士，高级会计师。桂林电子科技大学商学院；桂林电子科技大学信息技术学院。曹宜宣，硕士研究生。桂林电子科技大学商学院。

原文刊登于《中国现代教育装备》杂志2021年第5期。