基于网上竞价的审批流程优化：提升采购效率与透明度

基于网上竞价的审批流程优化：提升采购效率与透明度

基于网上招标采购的审批流程优化 [摘要] 采用网上招标采购不仅可以大幅降低采购成本，而且可以使采购过程公开透明，便于监督。目前，越来越多的事业单位采用网上招标系统。本文结合南京信息工程大学使用网上招标系统一年半的经验，探讨其审批流程的优化 [关键词] 网上招标；设备采购；审批流程；事业单位；审批表 0 引言 我校从2015年初开始使用高校网上招标平台采购仪器设备。2016年5月10日至5月15日，我校实验室与设备管理处安排我参加在西安举办的2016年全国高校网上招标培训交流会。期间，我有幸参加了由北京大学、上海交通大学、东南大学等51所高校参加的小组讨论会。 会议期间，来自各高校的125名代表进行了广泛的交流，特别是就招标系统使用中遇到的各种问题进行了深入的探讨，使我对网上招标的审批流程有了一些新的认识。1网上招标采购方式概述所谓网上招标，是指通过互联网发布采购信息、供应商参与报价、网上投标、公布采购结果等全过程采购活动的总称。在招标时间结束前，采购人并不知道有哪些供应商参加了投标，供应商也不知道自己的投标对手是谁、出价多少。招标时间结束后，采购人根据供应商上报的价格、售后服务、用户评价等信息对供应商进行初步选定。

采购方利用供应商之间的竞争，最终获得市场最优价格，以节省采购成本[1]。2.网上招标审批流程当用户决定采购设备时，首先要建立项目，即下载并填写项目审批表，经相关部门(资金管理部门、财务部门、统招部门等)批准后，方可采购。然后，在网上招标系统中填写所购设备的相关信息，通知统招部门发布招标公告。招标结束后，用户对供应商进行初步选定，供应商经一审、二审后方可正式采购。报销前，用户还须进行固定资产登记，填写招标汇总表和验收报告。经相关部门(学院/系、所属部门、招标部门等)批准后，方可报销。3.网上招标审批流程中遇到的问题南京信息工程大学采用网上招标采购模式已经一年半了。 在这期间，遇到了很多问题，这些问题反复出现，难以解决，总结起来有以下几点：（1）大部分教师采购设备的频率较低，对最新的采购流程不太清楚，也很少关注近期重要的采购通知，导致在采购过程中多次遇到困难，甚至经常未经相关部门批准就通过其他渠道采购设备。（2）相当一部分教师认为审批流程多变，过于繁琐，经常出现特意安排时间审批却找不到相关审批负责人的情况。（3）大部分教师认为采购相关的各类表格过于复杂，包含的信息太多，自己不知道如何填写，也没有时间去学习。（4）近半数教师经常选择学生助理来协助审批，这些学生由于缺乏相关采购经验，往往会耗费行政人员大量的讲解时间。 作为负责网络招标工作的一线行政办公室工作人员，我通过统计发现，在日常的网络招标工作中，至少有80%的时间是花在回复用户的各种问题上，即使公布了详细的工作流程，也很少被用户采纳。考虑到目前中国事业单位的采购方式不断与时俱进，无论是专门安排在校园的招标培训，还是覆盖面广泛的招标流程通知，对于绝大多数很少从事采购工作的教师来说，都不是需要重点关注的工作内容，因此成本高，效果弱。

如果采购用户无需经过培训就可以轻松完成采购工作，采购审批流程和表单填写简洁明了，采购工作的效率就可以大大提高。4优化网上招标审批流程的思考针对审批过程中遇到的各种问题，我认为主要有两种可行的解决方案：1、网上办公审批模式；2、优化审批流程。相比较而言，采用网上办公可以从根本上解决审批过程中的各种复杂问题。采购用户和审批人员可以在任何时间、任何地点使用电脑或智能手机进行项目立项、审批、采购、验收、报销等，无论审批流程多么繁琐，都可以轻松完成。机构可以根据最新政策随时调整审批步骤。但这种审批方式会缺少审批人员签字的纸质凭证，给监管、审计等资金监管工作带来新的挑战。另外，对于机构来说，目前还缺乏相关的政策支持，所以要在条件成熟后再进行这方面的尝试。 优化审批流程是目前院校比较可行的低成本方法。考虑到不同金额的采购项目要求不同，可以对网络招标采购项目分别进行优化。经过反复比较，我认为将项目审批表和验收报告合并为一张表格，由招标网络自动生成招标记录最为方便。南京信息工程大学招标方式简化如下（括号内为示例）：各院校可根据需要调整字体和内容。除批注/签名/盖章外，行距留空，其他字体缩小，以在一两张纸上完成为宜。

然后通知全校所有老师按照新的网上招标审批单进行采购。用户下载审批单后，从上到下依次录入采购信息、资金来源、验收事项，打印后提交经费管理部门审批，再在网上招标系统中填写采购信息。经费管理部门半个工作日编制审批单后，财务部门、负责部门等相关单位依次统一审批，审批完成后，负责部门发布招标信息。用户看到发布的招标信息后，可以到负责部门领取审批单。这种集中统一的审批方式，可以大大减少用户和行政人员的工作量，如果用户有紧急需求，也可以到各个部门去审核。采购完成后，验收审批流程也可以集中统一完成。财务部门现场完成报销工作后，可以复印多份审批单，交给用户和相关部门备案。 除审批工作外，所有文件提交工作均可由学生助理完成。[参考文献] [1] 邱伟涛,田传军.高校设备采购网上招标初探[J].实验室研究与探索,2010,29(11):348-350.[编辑:李树培]