固定资产入账标准、软件办理固定资产等业务问题解答

固定资产入账标准、软件办理固定资产等业务问题解答

1.仪器设备、家具等固定资产（以下简称“资产”）的增加、保管、转移、日常管理等问题

1.问：固定资产的入账标准是什么？

答：符合下列条件之一的仪器设备（含软件）、家具等需要登记为固定资产：

（1）单价1000元以上，使用期限一年以上，可独立使用且使用过程中基本保持原有物质形态和功能。

（2）单价虽未达1000元，但一次性大宗采购总价达10000元及以上，使用年限超过一年，且产品能够独立使用且在使用过程中基本保持原有物质形态和功能，产品为同一品牌、型号、规格，并由同一保管人保管。

2.问：购买或者定制软件需要登记固定资产吗？

回答：

（1）对于商业软件，如果购买了所有权，或者购买了永久使用权且能在学校资源环境中完整安装运行，符合固定资产登记的价值标准的，需要申请固定资产登记；

（2）定制开发的软件，属于学校所有，符合固定资产登记价值标准的，需要登记为固定资产；

（3）对于记账的软件资产，购买商品化的功能模块或者开发功能扩展，相关费用应作为附加增值登记记录；

（4）作为用户购买在第三方资源环境中使用软件的许可，购买成本不登记为固定资产；

（5）购置电子数据（不包括管理电子数据的数据库系统），未将设备和家具登记为固定资产；

（6）对已备案的软件资产延长使用期限或者服务支持，相关费用应当登记为维护费用，不增加价值。

3.问：单独购买显示器，如何登记资产？

答：主要部件、附件或修理登记可按下列情况办理：

（1）显示器单价1000元及以上，可单独登记为固定资产，也可与同期购买的无配套显示器的电脑主机一并申报，不作为附件记录增值部分，不做修理登记。

（2）显示器单价在1000元以下的，可根据实际情况加购显示器作为配件（不受电脑主机是否配显示器限制）或办理维修登记，如办理维修登记，需将旧显示器交至设备处设备管理科回收。

4、问题：购买空调作为固定资产时，相关辅助材料成本如何处理？

A：购买空调时额外增加的超长铜管、外机支架等辅助材料费用，以及墙面钻孔、高空作业等额外费用，均应计入空调固定资产价值进行资产登记。用户申请增加业务时需提供相关费用发票及供货清单复印件。注：拆旧空调、拆装吊顶等费用不能计入新购空调固定资产价值。

5.问题：吸量管需要登记为固定资产吗？

答：手动移液器不登记为固定资产，电动移液器价值达到固定资产价值标准才需要登记为固定资产。

6、问：资产维护登记需要提供哪些材料？

A：按照维修发票总金额分批提供相应资料，具体如下：

发票总金额（元）

所需材料

总金额 < 1000

账单

1000≤总金额＜20万

发票、网上招标系统设备维护验收表

总金额≥20万

发票、购货合同、验收资料

7.问：配件增值与修复有什么区别？

答：附加增值，是指由于增加部件或扩大功能，需要以附加增值的形式调整设备或家具资产的账面价值；设备及家具修理（包括更换备件）或维护而支付的费用，不改变资产的账面价值。

8、问：什么情况下资产使用单位需要督促相关人员办理资产移交？

答：设备、家具保管员退休、调动校内其他单位、离校或长期离岗（需办理离职手续）前，资产使用单位须督促当事人办理资产实物移交及账务变更手续。资产移交完毕后，方可办理后续人事管理相关手续。保管员擅自离岗且未移交所保管的设备、家具的，由资产使用单位负责追回。因资产移交不及时、不明确造成资产损失的，学校将按规定追究资产使用单位及相关人员的责任（包括经济赔偿和管理责任）。

9. 问：设备和家具资产的放置和使用有哪些要求？

答：设备、家具原则上应放置在校内工作场所使用，不得放置在教职工家中，未经批准不得放置在校外。如因工作需要将设备、家具放置在校外（包括校外实验实习基地等），保管人须经使用单位主要负责人同意，并向设备处提出书面申请，说明理由、放置期限和具体管理措施。使用单位对放置在校外的设备、家具承担日常管理责任，确保其安全、完好。校外使用期限届满后，应及时搬回校内。放置在校外的设备、家具如不在我校教职工管理下使用，视为出租，按出租、借出规定执行。

10.问：免税进口仪器设备有哪些使用和管理规定？

答：监管期间，免税进口的仪器设备必须放置在免税申报时指定的地点，并用于申报时列明的教学科研用途。设备司和海关将对免税进口的仪器设备在监管期间的使用情况进行不定期检查，如发现用途与申请报告所列不符或擅自更改监管地点的，将追究当事人的责任。

11.问：固定资产损坏、被盗、被抢如何处理？

A：设备、家具资产发生损毁、被盗时，当事人应保护好现场，及时向当地公安机关或警方报案，并取得公安机关或保安部门出具的报案记录（例如：警务回执）。报案记录将作为后续责任认定、资产失窃挂失的重要支撑材料。

12. 问：因人为失误造成设备、家具损坏或丢失如何处理？

答：因人为失误造成设备、家具损坏、丢失、被盗的，保管人须提交详尽的说明材料，由资产使用单位党政联席会议或单位办公会议集体讨论，对相关人员的责任界定、经济补偿等处罚提出处理意见。设备处会同国资办按制度规定提出审核意见，报校长办公会审批。

13、问题：采购的设备或其零部件，由于设备部门是否登记资产（主要是设备资产配件的增值部分），导致财务报销时无法按照原预算申请的分类项目（设备费用、材料费用）支出。例如：硬盘、内存等零部件在预算下达时归类为材料费用，实际采购后，设备部门认为配件需要增值，因此财务报销时需要从设备费用中支付相关费用。如何处理？

答：关于购置的设备或其零部件是否需要登记为仪器设备、家具（含软件）固定资产，设备部的工作原则是：根据价值、用途、耐久性、完整度等因素综合评估后，符合固定资产会计准则的，需要单独登记；改善原有资产性能或者扩大原有资产功能的，原有资产的附件增值；用于原有资产保养或修理的，不登记为固定资产。如纳入固定资产登记管理（含附件增值），相关购置费用从财务报销业务中的“设备费用”中支付；如不纳入固定资产管理，则从财务报销业务中的“材料费用”等其他费用中支付。

若报销支出项目与预算申请支出项目（设备费用、材料费用）不符，请提供研究院批准的项目预算，确认项目预算明确显示设备资产预算报材料费用（或材料预算报设备费用）后，到会计部研财科在财务系统中调整预算项目定额，调整完成后即可网上申报。

14、问：已登记为固定资产，但尚未完成财务报销的仪器设备（含软件）、家具等支出资金项目号如何更改？

答：（1）通过招标系统购买的资产增加

步骤1：登录中山大学仪器设备招标网（）修改资助代码。

第二步：重印《网上招标采购仪器设备验收表》/《网上非招标采购仪器设备验收表》，由三名验收人员、资金负责人、单位负责人签字并加盖单位印章，扫描成电子版上传至招标系统。

步骤3：如第一次增加申报为当面审核，请携带第三份纸质增加申报表及更新后的《受理表》到设备管理科进行经费编号审核修改。

若首次增加为网上审核（USC），请重新提交USC增加审核申请，并在备注中注明“取消审核及修改经费编号”，并按提示上传相关附件。设备管理部将根据新提交的USC审核申请办理取消审核及修改经费编号事宜。审核通过后，请将最新的USC审核确认单连同发票等资料一并提交给财务部，以便后续财务报销相关工作。

（2）国内合同采购、政府集中采购、免税进口采购、捐赠等方式增加资产

步骤一：在《中山大学设备材料验收表》或《中山大学统一采购设备材料验收报告》的【资助账户】中修改资助项目编号，并由资助负责人在修改处签字、加盖单位公章。

第二步：如第一次增资申报是当面审核的，请持第三份纸质增资报告及更新后的《受理表》到设备管理科办理取消审核，更改经费号码。

若首次增加为网上审核（USC），请重新提交USC增加审核申请，并在备注中注明“取消审核及修改经费编号”，并按提示上传相关附件及更新后的《受理表》。设备管理部将根据新提交的USC审核申请办理取消审核及修改经费编号事宜。审核通过后，请将最新的USC审核确认表连同发票等资料一并提交给财务部，以便后续财务报销相关工作。

15、问：通过招标系统采购的已登记为固定资产的仪器设备（含软件）、家具等退回，如何办理注销手续？

答：第一步：持供应商出具的《同意退货声明》原件（该声明需有资金负责人签字并加盖公司公章）到设备部采购管理科留存，工作人员将暂停相应的投标采购订单。

第二步：如财务报销尚未办结，请持原始发票、《同意退货声明》复印件到设备部设备管理科办理固定资产登记注销手续；如财务报销已办结，请持财务退款凭证、《同意退货声明》复印件到设备部设备管理科办理固定资产登记注销手续。

16、问：我通过电商平台购买仪器设备（含软件）、家具等，实际支付时获得折扣，如何登记资产？

答：此类情况必须以实际付款金额作为固定资产的入账价值，因此在申报固定资产增加时，请提供原始发票及付款凭证，设备管理科工作人员将根据付款凭证上的实际付款金额进行审核并办理固定资产登记。

二、《中山大学资产管理信息系统》（以下简称资产系统）使用有关问题

1、问：如何登录资产系统？

答：资产系统的访问地址是，使用NetID登录即可。

2、问题：用户修改了员工ID，通过NetID登录资产系统后，找不到自己负责管理的资产？

A：如果用户因调动等原因变更员工号，通过NetID登录资产系统后将无法查询到自己名下的资产信息。此时用户需要联系设备部设备管理科工作人员，然后使用旧员工号在原账户名下完成资产交接，即使用“资产管理-资产调拨-内部调拨/单位间调拨”板块将资产账户调整到新员工号，即可解决问题。

3、问：学校内部调动用户时，资产系统上的单位信息不发生相应变化吗？

A：该问题一般是由于用户在原单位尚有资产未移交所导致的。用户在移交实物资产时，请使用NetID登录资产系统，在“移交管理-资产转移-单位内转移/单位间转移”板块进行资产账务调整。用户清空原单位名下资产后，联系设备部设备管理科工作人员进行单位信息变更。

4、问题：为什么已经完成财务报销的增加报告，资产系统仍然显示“等待财务报销”状态？

A：由于网络或系统连接问题，资产系统可能无法及时获取财务网上报销系统的网上上报结果信息，导致资产系统中部分增项订单一直处于“待财务报销”状态，对应的固定资产卡片尚未生成。如出现此种情况，请与设备部设备管理科联系，提供增项订单号、财务报销凭证号（5位）、财务凭证日期、负责人姓名等信息，核实后进行更正。

5、问题：填写增值报告存放地点时，在资产系统里找不到对应的楼宇或房间号？

答：请先在【存储地点】栏中选择准确的校区，并尽量详细地选择预设的楼宇及房间号信息。若预设的存储地点信息无法完全体现准确的存储地点，您可以在【补充存储地点信息】栏提供补充信息。

6.问：购买配件后，如何办理资产登记？

答：资产系统办理登记有两种情况：

（1）如附件与主件同时添加，应一并填写一份《仪器设备及家具添加表》，添加表上的信息以主件为准，手工计算“主件本身单价加上分摊到每个主件上的附件总价值”，填入添加表“单价”栏，附件信息应填入添加表下方的“附件设备”栏。

（2）若附属设备所依存的主要部件已为账面固定资产，则附属设备应单独填报，请进入“资产报表-我的购置信息-新建购置基本信息”栏目，通过购置信息新建附属设备报表，进行业务登记。

7、问题：在【我的资产卡片管理】中可以看到目标资产卡片，但是在办理修理、配件添加、转移、报废等操作时找不到目标资产卡片？

A：在资产系统中，若目标卡被其他未完成的业务流程占用，将导致无法再次发起新的业务申请，此种情况请先完成原有的业务流程后，再申请新的业务。

8、问：在资产系统如何办理资产转移业务？

答：若资产在原单位内调动，进入资产系统【单位内调动】板块；若资产需要在校内不同单位间调动，进入资产系统【单位间调动】板块。

（1）单位内转移：原托管人在资产系统中发起资产单位内转移申请，新接收资产的托管人确认收到，资产系统自动将资产卡的托管人更新为新托管人。

（2）单位间转移：在资产系统中，原保管人发起资产单位间转移申请，经原单位设备秘书、主管审核通过后，再经设备部门、拟接收单位设备秘书、接收人、接收单位主管审核通过后，资产系统自动更新资产卡上资产使用人及保管人信息。

III. 资产报废及实物处置等业务相关问题

1. 问：什么情况下资产可以被报废？

答：符合下列条件之一的设备和家具可以报废：

（1）设备使用时间过长，达到或者超过教育部规定的最低使用年限，导致性能低下、精度差、技术落后，不能满足教学、科研、行政管理、后勤保障等要求，不具备转化利用价值。

（2）损坏严重，无法修复或修复费用过高。

（3）安全、环保、能耗等指标不符合标准，必须报废的。

注：已达到或者超过最低使用年限但仍可使用的设备和家具应继续使用。教育部要求学校严格控制未达到最低使用年限的设备和家具的报废。

2. 问题：资产的最低使用寿命是多少？

A：根据教育部发布的《教育部直属高校固定资产最低使用年限表》，不同资产类别对应的最低使用年限不同。常用办公设备（电脑、打印机、复印机、扫描仪等）最低使用年限为6年，空调、除湿机等最低使用年限为10年，家具最低使用年限为15年。资产保管人可通过资产系统开通资产卡查看其对应的最低使用年限。

3. 问题：既然有最低使用寿命要求，那么资产的使用寿命从何时开始计算？

答：资产的使用寿命从财务记录时间（即财务偿还完成时间）开始计算。

4.问：如何提交资产报废申请？

答：单价或批次价值在50万元以下的资产，可在学校资产系统中提交报废申请，根据报废资产最高单价，在【资产处置】栏目中选择【资产报废（10万元以下）】或【资产报废（10万元以上）】填写信息。单价或批次价值在50万元以上（含）的资产需提交纸质报废申请材料，无法在系统中提交申请，相关表格可在设备处网站（）下载。 另外，申请报废同品牌、型号单价或批次价值10万元以上（含10万元）的资产时，需提交《中山大学贵重仪器设备报废论证表（单价≥10万元）》或《中山大学仪器设备及家具固定资产批量报废论证表（批次价值≥10万元）》纸质复印件2份。

5.问：报废论证表对专家组成员有什么要求？

答：专家组须由至少5名具有相关专业领域高级职称或者同等专业水平的专家组成，其中至少2名非资产使用方人员，并由其中1人担任专家组组长。

6. 问：未达到最低报废年限的资产可以申请报废吗？

答：未达到最低使用年限的资产，只要符合报废条件，也可报废，但须经资产使用单位党政联席会议或单位办公会议集体讨论通过。申请报废未达到最低使用年限的资产时，需提交拟报废理由的详细说明及相关证明材料，经单位集体审议通过报废。拟报废的设备、家具如仍有使用价值，需提前不少于10个工作日在校园网公布征收调整要求并提交证明材料。

7. 问：报废审批流程包括几个步骤？

A：报废申请经资产使用单位领导签字批准后，先行收存审核，审核通过后设备部在2个工作日内完成报废物资的初审，并按照一次性申请报废的设备、家具的单价或批次价值的账面价值，逐级审核或批准：

（1）“单价、批量在20万元以下”须经设备部批准。

（2）单价20万元≤或批价50万元以上的，须经设备处审核，报国有资产管理处批准。

（3）单价50万元≤或批量价值100万元以上的项目，须经设备处、国有资产管理处逐级审核，并经学校分管设备工作领导批准。

（4）对单价或批量在100万元及以上的项目，由设备处、各级国有资产管理处审核，经学校分管设备工作的领导批准，报校长办公室批准。

8.问：已批准报废的资产可以由保管人或者使用单位自行处理吗？

答：经批准报废的设备、家具，由使用单位自行拆解成可移动状态，保持实物相对完好，集中摆放、妥善保管，由设备部门组织清点回收，或根据实际情况就地处置。任何单位和个人无权擅自处置。

9、问：为什么部分已经批准报废资产不能立即安排就地回收？

答：根据审批权限划分，经职能部门或分管设备的学校领导批准报废的资产，需不定期汇总并送交本馆（校史馆），本馆（校史馆）按藏品留存甄别程序组织鉴别，出具具体藏品留存建议后，报校长室审核，校长室审核同意实物处置后，设备部门方可组织实物回收。因此，这部分资产在批准报废后并不能立即清收回收。

校长室决定报废资产实物需收缴留存的，将实物交由学校相关部门或资产使用单位收缴管理，由设备部门登记其收缴去向，各保管单位建立相应管理台账；其余明确不需要收缴留存的实物，通过公开拍卖方式处理。

10.问：需要报废的资产有很多，可以分开提交吗？

答：若同一申请人短时间内（30日）提交多份报废申请表，则需要合并提交，并按照合并后的总价值确定后续报废审批相关权限。

11、问：资产系统提交报废申请时，收存留存建议应该如何填写？

答案：为了与学校的收集和保护潜在的学校历史收集，学校历史博物馆（学校历史博物馆）提供了筛查指南，要求申请人清楚地表明资产用于报废的资产是否符合筛查标准。一个并且不能避免申请人对所提供的信息的真实性，准确性和完整性负责，并确保所提供的信息不包含误导性的陈述和重要的遗漏。

（1）院士或二级文科教授使用的物品；

（2）主要国家科学研究项目中使用的工具和设备；

（3）赢得了重要的国际奖项或已用于取得重要国际成果的工具和设备（由获奖者或研究人员独立评估）；

（4）赢得国家教学和科学研究奖的工具和设备；

（5）废料申请人认为保留必要的废品。

iv。

1.问题：学校关注的有效使用的有价值工具和设备的范围是什么？

答：学校固定资产管理中包含的所有有价值的工具和设备，单位价格为100,000元或更多，用于教学或科学研究，均在学校对利用效率的关注范围内。

2.问题：如何注册有价值的工具和设备？

答：所有有价值的工具和设备都需要注册，如果没有预订系统，请使用“ Sun yat-sen大学有价值的仪器使用形式”来注册机器时间。基于模板的记录内容。

3.问题：如何计算有价值的工具和设备的有效使用时间？

答：有效的机器使用时间包括“必要的启动准备时间 +测试时间 +必要的设备后处理时间”，但不包括空转时间。

4.问题：我怎么知道学校中有价值的工具和设备的状态？

答案：请访问以下网站：在“仪器和设备重复检查”部分中使用NetID登录，您可以在整个学校中以200,000元或更多的价格查询有价值的工具和设备。

5.问题：有价值的工具和设备是否必须开放才能共享？

答案：根据“实施和管理Sun Yat-Sen 的珍贵工具和设备的实施规则”（设备[2018]第4号），每套价值300,000元的宝贵工具和设备必须开放，以进行共享，并且在整个级别的范围内，将在整个级别的范围内开放，如果在所有级别上都可以在所有级别的范围内开放。 ，特殊的技术要求，特殊研究目的或其他特殊需求，应将书面申请提交给设备和实验室管理办公室，该办公室将与学校合作以管理或批准机密性。

6.问题：目前对有价值工具和设备的公开共享管理进行了哪些评估？

答：根据高级部门的要求以及学校自己的管理工作的需求，当前对有价值工具的使用和共享管理的常​​规评估如下：

（1）科学技术部和财政部每年从6月至8月共同进行评估工作，主要集中在有价值的教学和研究工具和设备的公开共享，单位价格超过500,000元。

（2）教育部在上一年和10月的上一年中，对有价值的教学和科学研究设备的使用评估为40万元或更多。

（3）根据教育部的评估时间和内容，学校同时对有价值工具的使用和管理进行了全面评估。

7.问题：昂贵的乐器需要多少小时的时间来满足标准？

答：根据教育部的规定，该标准是在学年中有效地使用计算机超过800小时。

8.问题：可以共享使用有价值设备的费用吗？

答：原则上，昂贵的仪器和设备是费用的，除了学校的教学任务和收费标准都被用户单位应用，并报告，批准并根据学校的相关法规宣布。

9.问题：如何制定使用有价值工具的充电标准？

答：如果针对国家或省级发展和改革委员会的有价值工具和设备的收费标准有具体规定，则应根据该法规执行这些规定；

（1）仪器和设备的使用费包括两个部分：测试和分析费用费用是材料消耗费是使用仪器和设备使用的材料的购买成本；

（2）仪器和设备使用费用应指的是学校，当地大学和大学以及科学研究机构的类似工具和设备的充电标准，并全面考虑测试和分析服务的成本，住房资源的使用，水，用水，电力，折旧，可支配的可支配的消费材料以及工具和设备的折旧；

（3）在原则上向校园内部人员收取的“校园价格”之间的差异与“校园”的“校园价格”，“校外价格”不得低于“校园单位”的收费标准。基于实际条件的人员以及单位内的充电标准原则上不得超过校园充电标准。

10.问题：如何通过使用有价值的工具来管理收入？

答案：有价值的工具和设备的付费服务（包括测试和分析费用和物质消费费）严格包括在学校的统一财务管理中，按照对国家会计部门的付费使用的相关规定，将其用于每个用户单位的特殊工具和设备，以设置有价值的工具和设备。