高校采购如何提质增效与防范风险？专家齐聚共探最佳路径

高校采购如何提质增效与防范风险？专家齐聚共探最佳路径

编者按：当前，高校采购面临重大机遇和挑战。“十四五”规划和2035年远景目标纲要提出加大教育经费投入，改革完善资金使用管理制度，提高资金使用效率。实践中，还存在一些问题需要探索和改进：如何通过信息化建设促进高校政府采购提质增效、防范风险；如何通过加强采购需求管理提高高校政府采购的针对性和效率等。在中国政府采购报社近日主办的中国政府采购峰会上，高校和企业代表齐聚一堂，共同探讨如何提高高校采购质量和效率、防范风险。

明确要求，完成验收

中国人民大学采购与招标管理中心副主任杨敏

2021年10月，中国人民大学修订了《中国人民大学货物和服务采购需求管理实施细则》和《中国人民大学货物和服务采购绩效验收管理实施细则》，从采购需求范围、采购实施方案、风险控制、监督检查、法律责任、绩效验收等方面明确工作要求和程序。

一是明确采购需求管理工作任务，指导用户扎实做好每一项采购需求编写工作，发挥政府采购需求的龙头作用。二是将内控管理融入采购业务的整个需求管理工作中，包括在单位内部成立调研组，由不同工作人员到不同厂家进行调研；采购计划评审工作组建立协同办公机制。三是做好验收总结工作，下大力气加强合同履约管理，形成采购闭环，包括明确学校组织验收和自行验收两种模式；将验收结果与采购资金支付相结合，形成采购项目闭环管理；并重视验收结果的反馈与应用。

从“零基础”到“全国一张网”

天津大学招标管理办公室主任杨金生

2018年，天津大学顺利完成全国首个“全流程、全模式、无纸化”电子招投标系统建设。为适应最新的政府采购政策法规，五年来系统不断升级更新，功能不断完善，并逐步推广到全国其他政府采购部门。天津大学通过电子招投标系统全面实现了资格投标、技术投标和商务投标的电子化和计算机评标，支持电子签到、投标失败处理和中标锁定，支持电子评标。招标报告和招标数字档案从最初的立项、受理、投标准备、投标、开标、评标、归档等环节都实现了数字化，系统全方位留痕，全程透明高效，大大提高了学校招标采购的效率和透明度。

2022年，天津大学将进一步升级招标管理系统、电子招投标系统，实现业务全覆盖，包括对外推进与资产系统、合同系统的对接，对内加强招标代理人管理，上线“意向公开”系统和“大数据分析模块”等功能。

加强需求管理提高政府采购质量和效率

吉林大学招标采购管理中心主任石成刚

按照《政府采购需求管理办法》有关要求，我校采购中心经过反复研究、与相关职能部门协商，制定了落实政府采购项目需求管理相关要求的实施方案，将于2021年下半年试点，试点期间将不断完善。一是明确确定采购需求、编制计划阶段的重点工作。采购申请单位与采购中心紧密配合，明确各节点的技术和商务要求及重点工作。采购申请单位牵头编制需求文件，采购中心牵头编制采购计划。实施方案在必要时邀请代理机构提前介入，协助项目审查、审批。二是建立采购审核机制，成立风险控制审核工作组。 集团成员单位根据各自业务范围，对采购项目进行前期论证、评审，并将采购管理工作放在第一位，采购中心参与合同履约验收，监督合同履行情况，加强与资产管理部、后勤部的配合，推动采购管理向后端延伸。

将内部控制流程嵌入信息系统

山东大学招标采购管理中心主任安爽

在建设和完善采购管理体系过程中，山东大学注重将内控流程嵌入信息系统，从而将风险管理和内控流程数字化，提高工作效率。以“分工分职、分权分岗、分级授权”为主线，各采购环节按照内控要求建立约束机制，确保采购项目申请、审批、评审过程、结果披露等全过程记录在案。为尽可能避免人为操作带来的风险，我们将流程转化为形式化、标准化的流程，以“技防”替代“人防”，可以自动检测流程和形式是否符合系统规范。此外，在招标采购管理信息系统中，还内置了完善的电子监控与监察系统，可以实时监控和记录招标、评标全过程，实现事前预警、事中监管、事后问责的全流程监管机制。

打造“三鑫”牌科研设备协议供应平台

华南理工大学招标中心主任王飞燕

我校搭建了科研设备协议供应平台，通过引入优质科研设备生产厂家或其总代理商，建立了科研设备供应商数据库和产品数据库。平台定位为“旗舰店+议价”模式，针对价格在100万元以下的科研设备。设备采购为生产厂家和采购用户搭建了直接沟通的桥梁，为科研设备打破了信息壁垒，大大提高了采购效率，可以实现买家、卖家、管理部门的共赢。买家购买厂家背书的产品，采购部门审核，买得放心；产品信息透明可靠，科研便捷，买得省心；议价交易模式让采购更加便捷、舒心。卖家拓展了产品推广渠道，可以精准定位买方市场，避免了每次采购项目都需要投标、响应的繁琐程序，将更多的精力放在合同履行上。厂家一个账号就可以同时管理产品和代理商，采购部门可以实现数据统计、采购监督、辅助决策，高效有效。 同时，平台探索高校采购联盟机制，推动全国统一的科研设备采购市场建设。

发现问题，改进系统，提高效率

北京科技大学招标采购管理中心副主任 李帅

北京科技大学采购以往存在以下问题：没有设立采购管理部门，采购组织体系不科学；采购关键环节的相互制约机制不健全，监督不到位；采购信息化水平低，管理手段陈旧。

为此，我们在几年来专门成立了招标采购管理中心，健全了采购组织体系；建立健全了采购管理制度，改进和完善了学校的招标采购制度；逐步建设了采购信息系统，提高了采购效率，通过以上的积累，能够协调、计划学校的各类采购活动，合理安排采购流程，提高采购效率，达到优质、低价、合法、高效的采购目标。

同时，在深入贯彻“放管服”要求的同时，始终坚持释放活力、控制风险、服务效率的原则，赋予科研人员更大购买自主权。

借助信息系统打破采购信息孤岛

北京林业大学采购与招标管理中心主任柴宁

我校借助采购信息系统，有效嵌入了学校内部采购管控体系，实现了整个采购流程的数据共享和信息协同，打破了采购过程中的信息孤岛。

首先，采购管理系统实现了与人事部门、财务部门的数据互联互通，同时采购项目由不同部门、不同审批主体进行审核、备案，落实了采购主体的责任，实时再现了采购全过程，实现了流程化的内控监督，大大提高了监督的有效性。

二是实现技术一体化。系统可与微信联动，采购人员、审批人员可通过移动端实时跟踪或审批项目，实现采购项目一经提交即可审核，提高采购效率，确保流程完整。

三是学校的采购申请、审批以相关采购文件为中心，将具体实施要求嵌入采购管理制度。

下一步，我们将继续完善采购信息系统，落实相关采购政策，加强内部监督，依法合规开展采购业务。

让质量和效率齐头并进的四种方法

谭新晨 厦门大学资产与后勤管理处

为防范风险、加强监管，提升高校治理能力和水平，我校做了以下探索：一是实行“双随机一公开”采购监管，通过随机抽取检查对象、随机抽取采购项目，将采购内容和结果向社会公开，有效把综合检查与专项检查结合起来。二是加大信息公开力度。在信息公告网站公布采购寻源信息，公开采购需求确定过程的调查方式、对象和内容，建立采购文件查阅制度，建立验收结果公告机制，完善验收结果公告工作，充分接受社会监督。三是丰富电子商城，扩大网上招标范围。试剂、耗材、办公用品等商品以电子商城形式展示，实行全网价格监督。四是探索智能化监管方式。 利用信息分析技术加强采购价格监管与预警，确保采购结果真正实现优质优价，并利用大数据分析避免“价差为零”。

从需求侧提高采购效率

陕西师范大学采购与招标管理处处长闫文浩

为加强采购需求管理，我校事前介入采购需求管理，严格控制采购意向公布、采购需求审核、采购项目申报、采购需求分析、采购文件编制等过程中的各个环节，以达到“科学、合理、完备、规范”的总体目标，降低采购项目实施阶段和合同履行验收阶段的各类风险，确保采购、招标工作优质高效开展。

第一步，建立采购需求管理体系，科学构建政策落实路径。例如：完善制度建设，以形式化方式推动制度落实；全过程管控，联合评审；多方参与，做好内控管理。第二步，紧扣项目实际功能目标，合理制定技术与商务需求。包括：预协调年度采购计划；坚持从需求出发，以实际功能目标为依据；利用信息化手段，拓展采购渠道。最后，加强专业指导，推动采购需求完善清晰。包括：强调全生命周期管理；注重目标导向，提前考虑绩效验收问题；打造专业队伍，多层次开展培训与宣传。

信息化赋能 确保采购工作顺利完成

青岛大学资产部部长、招标办公室主任李明伦

青岛大学建设了学校采购管理信息系统（以下简称信息系统），为学校采购管理提供信息化赋能，保障采购工作顺利开展。

信息系统分为两个平台，第一是招标采购平台，该平台全面覆盖工程、货物、服务采购，全面覆盖公开招标、竞争性磋商、单一来源等采购方式，所有招标环节、进度，包括中标公告、合同签订等均公开，确保采购单位、职能部门、代理机构、供应商四大角色有统一的平台、统一的流程、统一的数据。

二是小额定价平台，小额定价平台实现了从申请、公告发布、供应商报价、中标公告、到签订合同全程线上化，无需接触、无需面对面，采购公开、公平、公正、快捷。

同时，信息系统实现了“六大能力”，即“数据可查、状态可看、进度可视、过程可追溯、档案可阅、风险可控”。

以科技服务高校采购数字化发展

教育行业总监 吴晓芳

优化高校政府采购服务模式的关键，是通过数字化手段将校园采购相关的各个部门打通。京东在与多家高校沟通跨部门对接方案时，遇到的最普遍问题是全流程线上模式，管理系统与现有的线下采购模式并不完全兼容。业务的推进会涉及到跨部门的业务整合，需要学校统一协调业务。

用“制度+技术”引领高校政府采购高质量发展，是落实国家“放管服”政策的迫切需要。京东尝试从以下几个方面运用科技手段理解高校政府采购数字化发展：利用大数据和人工智能支撑和服务高校政府采购活动数字化运行机制；利用大数据助力政府采购规范化，服务事中事后监管；帮助高校实现政府采购全流程信息公开，促进高校政府采购交易平台数据互联互通共享；加强大数据分析应用，助力建立政府采购价格监测机制和用户反馈机制。

“832平台”控价保质量 提升采购单位体验

副总经理 王锋

“832平台”于2020年1月1日正式上线，全国832个原国家级贫困县近2万家农副产品供应商入驻平台，在售商品21万余种，对接采购单位60多万家，覆盖高校采购单位近1700家。平台上线两年多来，已帮助贫困地区销售农副产品约240亿元，今年上半年保持良好增长态势，同比增长超过30%。

在价格管控方面，商品上线前，系统会参考其他渠道同类商品价格，友情提醒或屏蔽高价商品下线，交易过程中，系统还会向采购单位推荐价格更低或性价比更高的同类商品。在质量保障方面，我们对重点热销商品进行“一品一审核”，商品上线前全面审核其生产经营资质、产品质检报告、SC等，同时还建立质量抽检制度，根据地域、热度、顾客反馈等，对平台上销售的农副产品进行有针对性的抽检。在交易模式方面，除了食堂采购，我们还推出了针对工会采购场景的一站式交易模式。未来，“832平台”还将围绕高校需求不断优化，满足高校食堂、工会等各类采购场景。

打造多电商竞争平台，实现降本增效

行业总监 苗炜炜

电商模式在政府采购管理部门应用广泛，但高校内部自建电商直采平台的案例相对较少。为更好地服务采购工作，提质增效，防范风险，史泰博实行线上线下相结合的销售模式。我们将携手同行，不断为高校打造全场景采购解决方案。

目前，高校电子商务采购信息化建设应用主要有三种模式：建设多电商竞争平台、引入单一电商企业自身定制平台、直接利用中央或省、市政府采购机构的电商平台。其中，建设多电商竞争平台模式是采购方建设电商直购平台，整合史泰博等电商企业，实现多维度竞争，多电商竞争平台以基于大数据的信息系统和系统为支撑，将采购流程嵌入电子信息平台，同时商品管理和价格监控全面云端化，采用可视化流程，加强价格、流程、标准的公开性，使采购价格可比、可控、可负担，从而提高效率。

数字化采购平台助力高校提升采购质量和效率

中央直管产业部经理杨宁

高校政府采购工作复杂性、风险性、受关注度高，提高质量、提高效率、防范风险是高校采购工作的核心，而实现这一目标最有效的举措就是推进信息化建设。

通过四十余年的发展，得利坚持以客户服务为中心，整合数万家知名品牌，打造覆盖全品类物资的全新数字化供应链生态。凭借强大的销售服务网络，利用5G、大数据、人工智能等技术整合上游供应商，提供稳定高效的数字化供应链支持。针对高校、政企等采购需求，解决方案涵盖办公用品、工业品、办公用品、员工福利、营销礼品、办公家具、企业定制、系统集成、公益服务等业务场景，覆盖全国各省市及企业。任何流程信息节点均可随时查询，拥有覆盖全国的发货网络和覆盖全国的本地服务体系，确保优质高效的服务，进而确保价格看得见透明、交易方便快捷。

“互联网+大数据”让采购需求贯穿全流程

总经理 肖飞

大嘉软件致力于以政策管理为基石、以用户需求为中心，通过“互联网+大数据”为政府、企业、高校等提供智慧采购服务，使采购需求与整个业务流程紧密联系在一起，实现采购合规、内控有效管理，助力实现物超所值的采购结果。

大嘉软件利用互联网技术，实现采购全流程电子化，打破时间、空间的壁垒；利用大数据资源，实现供需有效对接。通过互联网与大数据的充分融合，将采购需求融入到采购全业务流程中：采购前通过大数据完成采购需求调研；采购中将采购需求与招标文件智能化链接；采购后实现采购需求、采购结果、采购合同的闭环管理。

注重服务赢得认可

领先未来科技集团公共产业线总监 肖晖

领航集团一直专注于To B采购领域，根据客户实际采购场景，为客户提供一站式数字化采购服务，业务涵盖办公用品、工业品、礼品福利、智慧办公等领域，高校也是我们服务政企军工客户时的典型客户类型。

目前我们服务的高校包括北京航空航天大学、武汉大学、华中科技大学、华南理工大学等多所“双一流”高校，针对高校客户采购需求多样化、不同科研集团预算形式多样，我们率先在集团内成立高校项目部，对高校客户的采购特点进行深入调研，在调研中我们发现很多学校的采购模式趋向于To C个人采购模式，领航集团的核心价值就是服务，我们把To B服务端搬到台面上，将服务模式运用到高校客户身上，例如设备产品的免费安装、维护等，通过细致入微的服务理念，赢得了众多高校客户的认可。

高校采购的特点决定了采购必须严格依法进行

项目经理 王雪

高校采购的特点是产品需求量大、产品种类繁多、专业性强，这些特点决定了高校采购存在覆盖面广、采购难度大的问题，高校采购人员缺乏系统的培训导致采购效率低下，加之高校对采购成本控制严格，如果采购费用超出预算，就会缩减采购费用，导致一些急需的物品不能及时采购。

面对以上问题，我建议：一是招聘高素质的采购人员，并在现有的采购人员基础上培养一批具备采购技能的专业人才，建立高效的采购团队，积极与其他部门协作，确保采购过程的顺利进行；二是严格依法采购，建立明确的采购预算体系、部门采购需求体系和采购项目流程体系，确保高校按时、按量、按规定实现每个季度或年度的采购目标。

明确高校采购特点，加强采购需求管理

董事长侯延礼

非法，不符合，不科学和不合理的采购要求设置是对大学项目的频繁抱怨和疑问的重要原因之一根据第三个预算，未达到实际使用要求，或者是第四，设备的技术索引要求太高了，我建议加强采购要求。