高校货物采购的 SWOT 分析与解决方案研究

高校货物采购的 SWOT 分析与解决方案研究

针对高校物资采购的类型、特点及内外部环境，运用管理学中的SWOT分析法，对“优势、劣势、机会、威胁”进行分析，并运用四象限法将采购物资分为“重点类、杠杆类、常规类、瓶颈类”，结合SWOT分析和四象限法得出的结论，提出“增长型”、“逆转型”、“变适应型”、“防御型”四种物资采购解决方案，在提高资金使用效率、保障科研教学的同时，探索高校物资采购的规范运作，提升采购工作对学校发展的物质支撑作用，促进高校政治生态建设。

自2003年教育部在高校实行政府采购制度以来，高校在推进物品采购改革方面进行了有益的探索，取得了一定的经济效益和社会效益。但总体上，高校物品采购工作仍然存在职责分工不明确、集中程度不高、检查监督不力、保障能力弱等问题。近年来，一些高校成为腐败案件频发的“重灾区”。本文从管理SWOT分析的角度，对当前高校物品采购实施现状进行分析，并探讨应采取的应对措施，以期加强采购管理，提高为高校服务的效率和水平。

1.高校物资采购特点

1.资金来源公开。

中国高校的经费主要来源于中央和地方财政拨款、“211工程”、“985工程”、“新一轮学科建设”和国家重点实验室等专项经费、各类科研经费以及捐赠等，这些经费具有典型的公益性质。因此，高校必须严格落实《政府采购法》等法律、政策的要求，确保采购活动遵循“阳光采购、高效诚信、规范有序、公开透明”的原则。

2.标的种类多样，数量多，金额大

货物设备是高校开展人才培养、科学研究和服务社会的重要物质基础。以上海交通大学2014年至2016年货物采购为例，具体情况列于表1。通过表1的分析可以得出：（1）货物采购数量较大，年平均采购量约占采购项目总数的三分之二；（2）中标金额不容忽视，年平均中标金额占采购项目总额的36%，且有逐年上升的趋势，2016年货物采购金额已接近总额的一半。这些货物不仅包括经济价值高、技术参数多而复杂的大型仪器，还包括数以千计的试剂、耗材、办公用品等，种类繁多，性能多样，行情瞬息万变。 因此，高校物资采购工作不仅数量大、规模大、范围广，而且复杂程度高，组织难度大。3.采购目的凸显服务

3.采购目的应突出服务

与企业不同，高校物资采购的目的不是为了盈利，而是为科研教学工作服务，需要结合专业发展、学科建设和人才培养，在体现专业特色、学科优势、建设高水平师资队伍的前提下，保证学校建设稳步推进。因此，采购管理和执行部门更加关注教师的需求和评价，把教学科研人员的满意度作为衡量采购工作质量的主要标准。有时为了保证某些重要的教学科研任务，如何推进规范管理被弱化。一旦操作不当，很容易导致采购活动违规，影响学校政治生态建设。

2.高校货物采购环境条件SWOT分析

将SWOT分析运用到高校货物采购管理中，对于优化内部管理、多维度提升管理质量、探索有效的管理模式有着借鉴意义。运用SWOT模型对高校货物采购环境条件进行分析如下。

1.内部条件优势（S）

学校领导高度重视物资采购工作。根据财政部《行政事业单位内部控制规范（试行）》文件精神，学校领导更加重视政府采购领域的内控体系建设，校内采购部门进一步完善和落实各项制度和工作流程。加之师生依法合规采购意识不断增强，纪委、审计的监督力度加大，财务管控机制逐步完善，为高校物资采购提供了有力的组织保障。

采购形式提供了多种选择。政府采购的形式多种多样，包括：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等，使高校可以根据实际情况灵活选择合适的采购方式。这些采购方式使高校的货物采购更加规范化、法制化，同时方便师生自主选择，增加了采购的透明度，促进了廉政建设。

2.内部条件劣势（W）

计划管理难度大，采购时间紧迫。由于高校货物采购资金来源的多样性、时间的不确定性以及货物需求的时效性，政府采购部门编制年度采购需求的难度加大，导致采购需求计划编制的准确性不高，主管部门审核监督的难度加大。另外，高校各学科建设经费一旦上级部门批准，必须立即实施，并定期对建设和资金执行情况进行考核。如果采购计划未能在一定时间内完成，资金很可能会被收回。因此，高校仪器设备的采购时间往往非常紧张。

采购程序复杂，采购周期长。根据《政府采购法》及其实施条例规定，高校单项采购金额在400万元以上的货物采购项目，必须采用公开招标的方式。由于审批采购流程复杂，高校仅在审批环节就已精疲力竭，导致采购周期长、信息沟通不畅、效率低下等问题。即使有些项目想采用其他形式的政府采购，也需要经过申请变更采购方式、等待批准、执行等漫长的过程。

采购组织不健全，队伍专业水平低。高校货物采购一般由实验室或教学辅助部门管理人员负责，一方面采购人员少，另一方面任务逐年增加。当需要采购仪器设备时，就会组建临时采购小组，负责统一的设备采购。临时采购小组的成员多为学校教学辅助部门工作人员、实验室管理人员以及各学院、部门提出仪器设备需求的人员。这些成员中虽然有一部分从事过货物采购的相关工作，但在市场分析、谈判技巧、招标程序等方面还存在很大不足，经常出现权益得不到保障、采购的产品不符合实际需要、货物质量和售后服务欠缺等诸多问题。

3. 外部环境机遇（O）

国家出台配套政策。随着高等教育的发展和“双一流”大学建设的不断深入，国家不断加大对高校的投入。2017年4月，教育部等五部门印发《关于深化高等教育领域“放管服”改革的若干意见》（教政发[2017]7号），对高等教育领域“放管服”改革提出了20条新规定，使得高校教师对政府采购越来越熟悉。这些因素为高校应用政府采购提供了良好的契机。

高校纷纷出台实施政策。随着政府采购法律法规的深入实施，各高校货物采购制度建设逐年加强，各级各类相关制度、规章制度和操作规程相继出台。特别是“采管分离”制度（即采购管理职能和采购运营执行职能分离）的推行，也使高校实现了机构分立、政务分离、独立运行、相互制约的科学工作机制，采购行为和程序得到进一步规范，采购透明度不断提高。

4.外部环境威胁（T）

信息公开不足。目前，高校政府采购信息披露的媒体、公开范围、公开时限等信息内容尚无统一标准，各高校信息发布形式多样，一些信息监管部门在获取信息方面也存在相当大的困难，评标专家等信息资源相对匮乏，信息公开不畅通，难以形成有效监管。

采购腐败问题不容忽视。随着社会主义市场经济体制的逐步完善，高校物资采购规模不断扩大，高校成为各大厂商的合作对象。一些商家会利用不正当手段，向个别教师输送利益。同时，由于供应商垄断特殊商品或串通投标，物资采购中缺乏公平性的现象时有发生，对物资采购管理提出了更为严峻的考验。

3.高校物资采购分类四象限模型

科学地对物品进行分类对于高校采购管理部门来说至关重要。高校在采购时，可以根据不同类型的物品采取不同的采购策略，从而提高采购的效率和效果。结合采购实践，提出了高校物品采购四象限模型（图1），根据采购金额的大小、紧急程度，将采购物品分为四类，并划分到四个象限。

1. 重点货物

第一象限的货物特点是金额大、紧急程度高，可以定义为重点货物。由于该类货物金额达到招标的金额标准，且时间紧迫，必须在规定时间内付款，风险很高，所以属于采购部门重点关注的一类货物。实际工作中，科研人员经常反映，随着科研项目的进行，配套的仪器设备必须到位，否则会影响整个项目的进度，给项目的按期完成带来很大的风险。高校大宗货物的采购必须按照招标的有关规定进行，采购周期至少在一个月左右，进口设备采购时间更长。因此，采购管理部门应优先组织重点货物的招标，同时与财务部门、资产论证部门沟通好，为重点货物安排“快速通道”，从而节省时间，完成采购任务。

2. 杠杆商品

第二象限的商品具有金额大、紧急程度低的特点，可以定义为杠杆商品。实践中，高校招标采购部门的日常工作大多涉及此类商品的采购。杠杆商品通常是高校商品采购部门公开招标或邀请招标的产品，如全校范围内金额较大的教学科研仪器设备等。2016年，上海交通大学共完成招标项目434个，其中商品招标项目269个；采购人员年均完成招标采购金额约7300万元；召开各类招标评标会议407次，每周40次，每天2次；邀请评标专家1600余人次，每周40人次，每天8人次。可见，杠杆商品的时间紧急程度虽然不如重点商品强，但数量大，人均任务高。 该类货物是高校采购中采购项目最多的标的类型。

3.常规商品

第三象限的商品特点是金额少、紧急程度低，可以定义为常规商品。该类商品属于政府采购之外未达到集中采购限额的小额零星商品，如单次或批量采购金额在20万元以下的小额零星商品。实践中往往采用直接签订小额合同的方式进行，即由项目单位主要负责人审批签字，负责人对合同实质内容的有效性和合法性负责。2016年上海交通大学小额零星采购涉及用户48家，采购件数4300件，平均154件/周，31件/天。可见，“量大、频密”是常规商品采购的主要特点。 由于国家对小额零星采购缺乏严格要求，各高校缺乏严格监管和制度保障，采购合同的质量和有效性受到影响；缺乏统一的合同模板和大数据合同档案管理，使常规货物采购成为采购管理风险防控的难点和薄弱环节。

4. 瓶颈商品

第四象限的货物，特点是数量少、紧急性强，可以定义为瓶颈货物。例如，每年“改善中央高校基本办学条件专项资金”拨付后，需要采购大量试剂、药品，虽然数量达不到招标金额标准，但零星、紧急使用的特点，使得瓶颈货物不可或缺。招标采购部门对瓶颈货物的控制，就是不能因时间紧、任务重、数量大等原因而放松管理，任由用户随意采购。

4.高校物资采购对策研究

充分利用当前物品采购管理的条件和机遇，从管理体制的角度解决实际工作中遇到的各种困难和挑战，扬长避短，是高效的政府采购部门亟待解决的问题。图2将高校物品采购环境条件的SWOT模型与物品采购分类的四象限模型相结合，提出了物品采购的四种解决方案：增长型策略、逆转型策略、变通型策略、防御型策略。

1. 优势与机遇（SO）：关键商品的“增长”解决方案

各高校要针对内部优势和外部机遇，制定“增长”计划，更好发挥优势、抓住机遇，把最优势的资源配置到时间紧、资金量大的重点品类上。

建立三权分立的管理体制。建立“管理、执行、监督”三权分立的科学管理体制，即成立校级货物采购领导小组作为统一的管理单位，统筹协调学校货物采购相关工作。领导小组中，项目承担单位负责提出具体的货物采购需求；资产管理与实验室处负责组织货物可行性研究；招标采购部是货物采购的执行部门，负责组织招标采购活动的全过程；纪检监察部门、审计部门负责对货物采购进行全生命周期的监督，确保高校重点货物采购在诚信的环境下进行。

落实工作责任制。针对不合理规避公开招标、不当改变非公开招标等采购方式导致违规操作、招标采购效率低下等潜在风险点，重点抓好根据项目规模确定招标采购方式、项目论证后严格审核招标采购申请、选准责任人等关键控制点。严格遵守国家《政府采购法》《招标投标法》，严格落实学校各项规章制度，建立招标组织方式、招标方法、招标分项等审核机制，落实工作责任制，确保招标采购方式合法合理。

组织联合招标。每年国家经费拨付后，一些大型进口科研仪器设备需要在短时间内迅速启动招标程序，而各学院或实验室往往有共同的需求。如药学院、环境学院、化工学院需要采购气相色谱-质谱仪；药学院、环境学院需要采购流式细胞仪。气相色谱-质谱仪可以打包成三个包，每个包分别列出三个学院的具体技术参数和规格。通过组织联合招标，一方面将打包的设备统一公开招标，将原来多个项目的招标简化为一个包，达到节省时间的目的；另一方面可以利用规模优势，与供应商议价，节约国家经费，提高经费使用效率。

2. 弱点与机遇（WO）：“扭转”杠杆商品的解决方案

面对内部劣势、外部机遇，各高校应制定“翻身”计划，借助国家的政策优势，“修炼内功”，通过内外合力，借势克服劣势，为日常工作中大量撬动的商品提供保障。

建立招标领导小组联动机制。要与学校内部项目使用部门、项目管理部门乃至纪检监察部门进行充分沟通，确保实施的采购项目切实可行、必要，并通过了“三大事项”相关论证和审批等相关审批；与学校财务部门共同建立资金管控机制，不违规操作付款，形成层层监管机制，杜绝杠杆商品以次充好现象发生。

完善政府采购过程中的内部控制制度。采购部门是高校腐败的高发部门，内控建设就是通过制定制度、实施措施、执行程序等方式，防范和控制高校采购风险。上海交通大学按照《财政部关于开展行政事业单位内部控制基础评价工作的通知》（财会〔2016〕11号）精神，从学校层面和业务层面对政府采购部门的“内控体系”提出了四方面建设内容，包括建立政府采购管理制度；政府采购合规性；政府采购政策的落实；政府采购方式的转变。

3. 优势与威胁（ST）：瓶颈货物的“自适应”解决方案

在应对内部优势与外部威胁时，高校应制定“可变、适应性”的计划，利用内部优势规避外部威胁；瓶颈商品与关键商品、杠杆商品不同，具有时效性，但数量不大，可采取灵活的管理方式。

逆向思维，化整为零招标。在物品采购过程中，老师们往往认为招标耗时较长，尽量避免。但如果用逆向思维，对同类小而散的物品进行优化包装招标，就会节省时间。如上海交通大学2016年10月临时收到“改善办学条件”国家专项资金，要求年底前完成采购任务。采购处、资源处、使用单位经过沟通，对天平、显微镜、色谱仪、质谱仪、离心机、高压灭菌器等同类设备进行统一招标，提高效率。对于各实验室都需要的通用物品，我们先汇总各实验室需求，对比生物、化学、医学、环境四个项目的设备采购清单，整理出同类设备，统一招标信息，取得了良好的效果； 实践中，由于各实验室采购的同类型设备可能型号、功能不尽相同，不一定适合集中招标，因此采购部反复要求使用单位审核、更新可集中招标的设备信息，并召开集中招标讨论会，同时与固定资产处沟通，完成所有仪器设备的采购论证，通过逆向思维，“化整为零”、“同类合并”，在保证采购时间的同时，确保了采购结果的低价优质，得到了老师们的肯定。

实行指定采购制度。在高校实验室管理中，低值耗材由于单价低、品种多、杂等诸多因素往往不容易引起采购部门的重视，采购这种小而散的物资时难以发挥应有的效益。高校应先将常用的低值耗材，如医学实验用的玻璃器皿、试剂、电子实验用的电子元器件等进行分类，将每类低值耗材作为一个包，由学校招标管理部门对每个包以公开招标的方式选定一定数量的指定供应商，在有效年限内，师生以优惠价格向入围供应商处采购相关物资。高校对供应商的选择和管理，不仅可以在具体的采购过程中克服质量低劣、价格低廉对科研活动的影响，还可以保证学校选定更优的供应商。

创新电子商务直购平台体系。高校应依托国家“互联网+”战略和现代电子商务机遇，与京东、苏宁等国内大型综合性电子商务企业合作，通过大数据、云平台技术，打造高校网上商城平台，实现“市场化、可比价、便捷高效、公开透明”的目标。对于一般性商品，如笔记本电脑、电视机等，高校应建立自己的商品库，在校师生可通过校园门户网站统一身份认证登录，按照政府采购优惠价直接向电商企业下单；通过绑定公卡进行在线支付，同时解决师生的报销烦恼。全流程公开、线上交易的特点，使高校政府采购信息化进入了新阶段。

4. 弱点与威胁（WT）：常规货运的“防御性”解决方案

为了化解内部劣势和外部威胁，各高校应制定“防御”预案，尽量避免问题发生。常规货物虽然数量不多，但高校每年日常的小额采购合同无论从数量还是金额上都不容小觑。有效防范规避招标、“拆东墙补西墙”等采购行为，是高校采购部门永恒的课题。

探索推行网上招标采购制度。高校小规模采购金额每年不断创新高，快速增长的采购规模对管理能力和规范操作提出了更高的要求。采用网上招标采购方式，不仅优化了采购流程，而且降低了采购成本，增加了采购透明度，提高了采购效率。更多高校加入“高校网上招标采购平台”后，很多科研仪器设备实现了同型号、同配置的可比性，大大方便了采购监督、管理和执行。

建立合格供应商名单。建立供应商动态选择机制，建立合格供应商名单，只有名单内的供应商才有资格参与相关仪器设备招标。与合格名单内的供应商建立长期合作愿景，降低仪器设备采购质量风险，确保采购的仪器设备好用、一流、大家乐意用。

五、结论

“增长类型”的四个解决方案，“逆转类型”，“可变适应类型”和“国防类型”，可有效地解决当前的大学商品采购。大学和大学采购系牢固地建立了“法律采购，阳光采购，清洁采购，科学采购和和谐的采购”，遵循政府新发行的相关政策，并提高了从深度政治和良好的政治环境中提高学校资金投资效率的相关政策，以确保良好的环境发展，以确保良好的发展和稳定的发展。